Erreicht meine E-Mail den Empfänger als Postkarte oder Einschreiben? Wie sicher sind die Daten, die ich per Mail verschicke? Wann ist eine angemessene Datensicherheit gewahrt und ein Verstoß gegen die DSGVO damit ausgeschlossen?
Die Datenschutzkonferenz hat dies konkretisiert. Eine neue Orientierungshilfe erläutert, welche Schutzmaßnahmen Unternehmen bei der Kommunikation per E-Mail einhalten müssen. Grund genug, die datenschutzrechtlichen Anforderungen an eine angemessene Datensicherheit durch den Schutz der per E-Mail verschickten Daten genauer zu betrachten.
In der Pflicht sind dabei Empfänger und Absender: Einige Verschlüsselungsmaßnahmen können nur in Kooperation beider Kommunikationspartner umgesetzt werden. Deshalb haben sowohl die Sender als auch die Empfänger von E-Mails die notwendigen technischen Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Kommunikation zu gewährleisten.
Risiken unzureichender Verschlüsselung
Eine unzureichende Verschlüsselung kann einen Datenschutzverstoß begründen. Dies kann zu einer Verwarnung führen (siehe hierzu das Verfahren vor dem VG Mainz, über das wir im Newsletter aus April 2021 berichteten). Möglich sind indes auch Bußgelder und Schadensersatzansprüche von Betroffenen.
Weniger im Fokus steht bislang eine weitere Folge, die zu ganz erheblichen kommerziellen Schäden führen kann: Unternehmens-Know-How und andere sensible Informationen sind nach dem Geschäftsgeheimnisschutzgesetz nur dann Geschäftsgeheimnisse, wenn Unternehmen hinreichende Schutzmaßnahmen ergreifen. Die Verschlüsselung von E-Mail könnte eine solche erforderliche Schutzmaßnahme sein … Mehr dazu können Sie im Geheimnisblog lesen:
Verschlüsselungsstandards in der E-Mail-Kommunikation
Die Verschlüsselung von Daten ist eine geeignete technische Schutzmaßnahme, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Art. 32 DSGVO sagt dies ausdrücklich. Bei der E-Mail-Kommunikation kommen grundsätzlich zwei Arten der Verschlüsselung in Betracht:
- als „äußere Hülle“ die Punkt-zu-Punkt bzw. Transportverschlüsselung in zwei Formen:
- einfache Transportverschlüsselung
- qualifizierte Transportverschlüsselung
Genutzt werden für die einfache Transportverschlüsselung häufig die weit verbreiteten SSL oder TLS Protokolle. Die qualifizierte Transportverschlüsselung wird durch weitere kryptografische Authentifizierungselemente ergänzt werden. So kann durch die Nutzung einer Kombination aus öffentlichen und privaten Schlüsseln etwa sichergestellt werden, dass die Geräte und Server, mit denen auf die Emails zugegriffen werden, auch tatsächlich die berechtigten Geräte des Empfängers sind (über die dahinterstehende Verschlüsselungstechnik informiert das BSI).
Sobald die E-Mail auf dem Server des Empfängers angekommen ist, wird sie entschlüsselt. Dies geschieht auf der Grundalge symmetrischer Schlüssel, das heißt sowohl der Versender wie auch der Empfänger nutzen denselben Schlüssel. Die Transportverschlüsselung stellt einen guten Schutz der Kommunikation gegen passives Abfangen während der Übermittlung dar. Ihr Nachteil ist allerdings, dass entschlüsselte Emails mit entsprechendem Knowhow von den Servern abgegriffen werden können.
- als Verschlüsselung der Inhalte die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird die E-Mail nicht nur über den Transportweg hinweg, sondern auch bei der Zwischen- und Weiterverarbeitung auf dem Server des Empfängers verschlüsselt. Durch die Nutzung spezifischer Verfahren wie S/MIME oder OpenPGP werden asymmetrische öffentliche und private Schlüssel kombiniert: Die Nachricht wird mit einem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt, kann aber nur mittels des privaten Schlüssels, den nur die berechtigten Empfänger haben, entschlüsselt werden.
Der Vorteil dieses Verfahren ist, dass der Zugriff unbefugter Dritter weitestgehend ausgeschlossen ist. Einen Überblick über gängige Verfahren und Tools bietet das BSI. Wird die E-Mail abgefangen, können die Inhalte nicht gelesen werden: Sie werden erst beim Empfänger mit einem bei diesem vorhandenen Schlüssel entschlüsselt.
(mehr dazu beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik und der Datenschutzkonferenz)
Welche Verschlüsselung ist wann zu wählen?
Für die Auswahl des Verschlüsselungsgrades ist der risikobasierte Ansatz des Art. 32 DSGVO zu beachten. Dies bedeutet: Je höher das Risiko für die Betroffenen, je besser muss die E-Mail verschlüsselt werden. Dabei ist sowohl der Inhalt der Daten in den Blick zu nehmen, als auch das Risiko, dass auf diese im Laufe der Kommunikation zugegriffen wird. Es gilt: Je sensibler die Informationen, desto höher das Schutzniveau und desto strenger die zu ergreifenden Schutzmaßnahmen.
Für eine angemessene Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO gilt danach – vereinfacht:
1. Unternehmen müssen zertifizierte E-Mail-Provider wählen
Der E-Mail-Provider sollte die Zertifizierung über die Einhaltung der technischen Anforderungen der Technischen Richtlinie 03108-1 des BSI erhalten haben (Erläuterungen im Überblick des BSI). Dies stellt sicher, dass die wesentlichen technischen Voraussetzungen für eine angemessene Verschlüsselung über den E-Mail-Providers, etwa durch entsprechende Anweisungen oder Konfigurationen, mit diesem auch umgesetzt werden können.
2. Immer einfache Transportverschlüsselung bei personenbezogenen Daten
Wenn E-Mails mit personenbezogenen Daten verschickt werden, müssen diese immer (einfach) transportverschlüsselt sein (so die Aufsichtsbehörden). Die Transportverschlüsselung stellt das Mindestmaß dar, um eine angemessene Datensicherheit zu erreichen. Die Verschlüsselung sollte den Anforderungen der Technischen Richtlinie 02102-2 des BSI erfüllen und über die SMTPS und TLS-Protokolle aufgebaut sein; umfassende Hinweise zur Verwendung von TLS nach der Technischen Richtlinie 02102-2veröffentlichte das BSI (siehe auch die Leitlinie des BSI).
3. Qualifizierte Transportverschlüsselung bei höherem Risiko, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei hohem Risiko, z.B. bei Gehaltsdaten, Gesundheitsdaten, Gewerkschaftsinformationen u.v.m.
Für die E-Mail-Kommunikation mit hohen Risiken ist für eine angemessene Datensicherheit regelmäßig die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder zumindest die qualifizierte Transportverschlüsselung zu wählen. Ob die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder die qualifizierte Transportverschlüsselung erforderlich ist, hängt aber auch nach der Auffassung der Datenschutzkonferenz von den für die Betroffenen bestehenden Risiken, der konkreten Ausgestaltung des Übertragungsweges und etwaiger Kompensationsmaßnahmen ab.
Entsprechend müssen Versender und Empfänger die technische Infrastruktur schaffen, um diesen Verschlüsselungsgrad zu ermöglichen. Dies bedeutet zumindest die Einhaltung der Technischen Richtlinie 02102-2 des BSI. Für die Ausgestaltung einer zuverlässigen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und den Einsatz der S/MIME und OpenPGP-Protokollen können die Hinweise des BSI beachtet werden.
Verzicht auf eine hinreichende Verschlüsselung?
Höchst umstritten ist, ob Betroffene auch auf eine angemessene Datensicherheit beim Versand ihrer Daten per E-Mail verzichten können. Diese Frage stellt sich in der Praxis insbesondere beim Versand von Gesundheitsdaten per E-Mail.
Eine Einwilligung in eine „unangemessen“ niedrige Datensicherheit ist nach überzeugender Ansicht möglich, jedenfalls dann, wenn alternativ auch eine angemessene Datensicherheit angeboten wird. Dazu haben wir hier ausführlich berichtet.
Protokollierung der ergriffenen Maßnahmen
Unabhängig davon, welche konkreten Verschlüsselungsmaßnahmen ergriffen wurden, sollten diese, die verwendeten Protokolle und Standards umfassend protokolliert werden. Die Datenschutzkonferenz fordert, dass die Einhaltung der im Rahmen der Orientierungshilfe aufgestellten Anforderungen an die Verschlüsselungs- und Signaturverfahren nachgewiesen werden müssen. Dies entspricht der allgemeinen Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.